Văn hóa công sở: Đúng vai trò, đúng mực trong ứng xử

Trường Đại học Bình Dương

Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nhiệm vụ được giao luôn gắn với trách nhiệm và sự tin tưởng. Tuy nhiên, sự tin tưởng ấy cần được đặt trong giới hạn của chức năng, thẩm quyền và sự tôn trọng lẫn nhau. Một người có thể được giao làm đầu mối, kết nối và thúc đẩy công việc, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc có quyền áp đặt hoặc nhân danh lãnh đạo để tạo sức ép với đồng nghiệp. Văn hóa công sở được thể hiện trước hết ở cách mỗi người nhận thức đúng vai trò và ứng xử đúng mực trong công việc chung.

Mỗi cơ quan, đơn vị đều có cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ riêng. Để công việc được triển khai thống nhất, lãnh đạo có thể phân công cá nhân làm đầu mối trao đổi, truyền đạt yêu cầu hoặc theo dõi tiến độ thực hiện. Tuy nhiên, để sự phối hợp đạt hiệu quả, người thực hiện cần nhận thức rõ phạm vi công việc được giao, trách nhiệm của bản thân và mối quan hệ phối hợp với các bộ phận liên quan. Đây cũng là cơ sở để phân biệt giữa việc thực hiện nhiệm vụ được giao với việc thực thi quyền hạn của người có thẩm quyền.

Được giao nhiệm vụ cần đi cùng nhận thức đúng về thẩm quyền

Hoạt động quản lý luôn đòi hỏi sự phân công và phối hợp giữa nhiều cá nhân, bộ phận. Người được giao làm đầu mối có thể tiếp nhận thông tin, truyền đạt ý kiến, đôn đốc tiến độ, tổng hợp kết quả hoặc phản ánh những khó khăn phát sinh. Tùy theo nội dung công việc, họ cần chủ động trao đổi và tìm cách kết nối các bên để nhiệm vụ được thực hiện thuận lợi.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa việc được giao làm đầu mối phối hợp và việc được trao quyền chỉ đạo. Nếu nhiệm vụ chỉ là phối hợp, truyền đạt hoặc theo dõi thì người thực hiện cần làm đúng những nội dung đó, không tự mở rộng phạm vi trách nhiệm thành quyền yêu cầu, quyết định hay áp đặt đối với bộ phận, đơn vị khác. Trường hợp được giao quyền hạn cụ thể, người thực hiện cũng cần hành động trong đúng phạm vi được giao. Những vấn đề vượt quá thẩm quyền cần được báo cáo và xin ý kiến người có trách nhiệm.

Sự phân biệt này tưởng chừng đơn giản nhưng có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động của một tổ chức. Mỗi bộ phận, đơn vị đều được giao chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về phần việc của mình. Một cá nhân được phân công làm việc với đơn vị khác không đương nhiên trở thành cấp quản lý của đơn vị ấy. Nếu không nhận thức rõ điều này, việc phối hợp có thể chuyển thành quan hệ trên – dưới không đúng bản chất, khiến những người cùng thực hiện nhiệm vụ cảm thấy bị can thiệp hoặc không được tôn trọng.

Người được giao việc hoàn toàn có thể chủ động, quyết đoán và đề nghị các bên thực hiện đúng trách nhiệm. Nhưng sự chủ động cần dựa trên nội dung phân công, căn cứ công việc và phạm vi thẩm quyền được xác định. Biết mình được giao làm gì, có thể quyết định đến đâu và khi nào cần xin ý kiến không phải là biểu hiện của sự thiếu tự tin. Đó là nguyên tắc cần có trong tác phong làm việc của người có trách nhiệm.

Sự phân công không phải là đặc quyền cá nhân

Có một tình huống cần lưu ý: khi được lãnh đạo giao nhiệm vụ, một số người có thể vô tình hoặc cố ý sử dụng danh nghĩa của người giao việc để làm tăng sức nặng cho lời nói của mình. Những câu như “lãnh đạo yêu cầu”, “lãnh đạo chỉ đạo phải làm” đôi khi được nhắc lại trong những tình huống chưa thực sự cần thiết, thậm chí đi kèm thái độ thúc ép, khiến người tiếp nhận cảm thấy mình đang bị yêu cầu phải phục tùng một cá nhân hơn là đang cùng thực hiện nhiệm vụ chung.

Thực ra, điều quan trọng không nằm ở việc nhắc đến chức danh hay tên tuổi của người giao nhiệm vụ, mà ở nội dung cần truyền đạt có chính xác hay không, yêu cầu đưa ra có đúng phạm vi hay không và cách thức trao đổi có phù hợp hay không. Nếu lãnh đạo đã có ý kiến chỉ đạo, người được giao trách nhiệm cần chuyển tải trung thực, đầy đủ, không thêm bớt hoặc diễn giải theo cách làm thay đổi bản chất chỉ đạo. Nếu cần đề xuất một cách làm khác, cần nói rõ đó là ý kiến của cá nhân và xin ý kiến người có thẩm quyền trước khi triển khai.

Sự tin tưởng của lãnh đạo không nên trở thành phương tiện để một cá nhân tạo ra vị thế vượt quá trách nhiệm được giao. Người được giao truyền đạt ý kiến không phải là người sở hữu quyền hạn của người đã giao việc. Càng được tin tưởng, càng cần thận trọng trong lời nói và hành động, bởi cách ứng xử của người thực hiện có thể ảnh hưởng đến cách các bộ phận, đơn vị tiếp nhận và nhìn nhận sự chỉ đạo ấy.

Một lời truyền đạt thiếu chính xác có thể làm sai lệch chủ trương; một yêu cầu vượt thẩm quyền có thể khiến đơn vị phối hợp lúng túng; một thái độ thiếu chừng mực có thể làm phát sinh những bức xúc không đáng có. Khi đó, người chịu ảnh hưởng không chỉ là cá nhân trực tiếp trao đổi mà còn có thể là uy tín của lãnh đạo và sự phối hợp chung của tổ chức. Vì vậy, thực hiện đúng nội dung và phạm vi nhiệm vụ được giao cũng là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người đã tin tưởng giao việc.

Thẳng thắn trong công việc, chừng mực trong giao tiếp

Công việc chung không thể tránh khỏi những lúc có ý kiến khác nhau, tiến độ chưa đáp ứng yêu cầu hoặc kết quả thực hiện chưa đạt mong muốn. Người phụ trách có trách nhiệm phải chỉ ra những điểm chưa phù hợp, nhắc nhở tiến độ và đề nghị điều chỉnh. Vấn đề không phải là có nên thẳng thắn hay không, mà là thẳng thắn bằng cách nào để vừa bảo đảm yêu cầu công việc, vừa giữ được sự tôn trọng giữa những người cùng làm việc.

Mỗi bộ phận, đơn vị đều có chức năng, khối lượng công việc và những khó khăn riêng. Một yêu cầu có thể hợp lý từ góc độ của người giao việc, nhưng khi triển khai vẫn cần được trao đổi để làm rõ điều kiện thực hiện, thời gian và trách nhiệm liên quan. Nếu chỉ chú trọng thúc ép mà không tìm hiểu nguyên nhân, người thực hiện có thể hoàn thành yêu cầu trong tâm thế miễn cưỡng, hoặc nảy sinh tâm lý đối phó thay vì thực sự hợp tác.

Cách giao tiếp có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả phối hợp. Cùng là yêu cầu hoàn thành công việc, nhưng cách trao đổi có căn cứ, giải thích rõ mục đích và lắng nghe phản hồi thường tạo được sự đồng thuận tốt hơn. Ngược lại, lời nói mang tính hạch sách, thái độ bề trên hoặc cách quy kết khi chưa tìm hiểu đầy đủ dễ khiến người nghe cảm thấy bị xem nhẹ.

Tôn trọng đồng nghiệp không có nghĩa là né tránh những vấn đề cần giải quyết. Một người có trách nhiệm vẫn phải bảo vệ yêu cầu chuyên môn, nhắc nhở khi công việc chưa đạt và phản ánh những hạn chế với cấp có thẩm quyền. Nhưng sự nghiêm túc không đồng nghĩa với khắt khe trong cách đối xử; sự quyết liệt không cần đi cùng thái độ thiếu thiện chí. Khi nội dung trao đổi rõ ràng, căn cứ đầy đủ và lời nói có chừng mực, tính thuyết phục của công việc sẽ được nâng lên.

Người có năng lực càng cần sự khiêm nhường

Chuyên môn và kinh nghiệm là những giá trị đáng trân trọng ở mỗi cá nhân. Có người giỏi chuyên môn, có người am hiểu quản lý, có người giàu kinh nghiệm thực tiễn. Nhưng không ai có thể nắm hết mọi vấn đề, cũng không có vị trí công tác nào cho phép một người xem nhẹ hiểu biết và đóng góp của người khác. Khi được giao thêm nhiệm vụ hoặc có cơ hội tham gia vào những công việc ở phạm vi quản lý rộng hơn, sự năng động và mong muốn khẳng định năng lực là điều đáng trân trọng.

Tuy nhiên, bên cạnh sự chủ động, mỗi người cũng cần có khả năng lắng nghe và nhận thức rõ giới hạn của bản thân. Được giao một nhiệm vụ mới không có nghĩa là đã hiểu hết công việc của những đơn vị liên quan; được lãnh đạo tin tưởng cũng không có nghĩa là mọi nhận định của mình đều đúng.

Sự khiêm nhường ở đây không phải là tự hạ thấp bản thân hay ngại bày tỏ quan điểm. Đó là thái độ biết tiếp nhận ý kiến khác biệt, tôn trọng kinh nghiệm của đồng nghiệp, cân nhắc trước khi đưa ra yêu cầu và sẵn sàng điều chỉnh khi nhận thấy cách làm của mình chưa phù hợp. Một người có chuyên môn tốt nhưng thiếu khả năng lắng nghe sẽ khó tạo được sự đồng thuận. Ngược lại, người biết kết hợp năng lực chuyên môn với sự điềm đạm trong ứng xử thường có khả năng giải quyết công việc thuyết phục hơn.

Giữa những người đồng nghiệp, chức vụ, tuổi tác hay thâm niên công tác đều không nên trở thành lý do để áp đặt hoặc xem nhẹ ý kiến của người khác. Mỗi người có thể đóng góp những góc nhìn và kinh nghiệm khác nhau; điều quan trọng là biết lắng nghe, trao đổi trên tinh thần xây dựng và cùng hướng đến hiệu quả chung. Cần tránh lấy sự tự tin làm lý do cho thái độ thiếu tôn trọng, cũng không nên lấy kinh nghiệm hay vị trí công tác làm căn cứ để phủ nhận những ý kiến khác biệt.

Phối hợp là cùng giải quyết công việc, không phải khẳng định vị thế

Một tổ chức hoạt động hiệu quả không thể chỉ dựa vào sự điều hành của lãnh đạo hay nỗ lực của một vài cá nhân. Phần lớn công việc đều cần sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều chuyên môn và nhiều cấp độ trách nhiệm. Vì vậy, người được giao làm đầu mối cần hiểu rằng vai trò quan trọng nhất của mình là kết nối các bên, giúp thông tin được thông suốt và những vướng mắc được giải quyết đúng hướng.

Khi đơn vị phối hợp chưa thực hiện đúng tiến độ, trước hết cần tìm hiểu nguyên nhân và xác định trách nhiệm cụ thể. Nếu có ý kiến chưa thống nhất, các bên cần làm rõ căn cứ chuyên môn và phạm vi công việc. Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền, người phụ trách cần báo cáo cấp có trách nhiệm để được xem xét, giải quyết. Cách làm này giúp hạn chế hiểu lầm, đồng thời tránh việc cá nhân tự đưa ra những quyết định không thuộc phạm vi của mình.

Một đầu mối phối hợp tốt không nhất thiết là người đưa ra nhiều yêu cầu nhất, mà là người giúp các bên hiểu rõ mục tiêu, trách nhiệm và cách thức thực hiện. Họ biết khi nào cần thúc đẩy, khi nào cần lắng nghe, khi nào cần giải thích và khi nào cần chuyển vấn đề đến cấp có thẩm quyền. Sự khéo léo trong công việc không nằm ở việc làm cho người khác phải nghe theo, mà ở khả năng tạo được sự thống nhất để công việc tiến triển.

Mỗi bộ phận, đơn vị có chức năng và phạm vi trách nhiệm riêng, nhưng đều là một phần trong hoạt động chung của tổ chức. Không đơn vị nào có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ nếu thiếu sự phối hợp cần thiết với những đơn vị còn lại. Do đó, mỗi cá nhân cần nhìn công việc trong mối quan hệ tổng thể, tránh đặt lợi thế hay vị trí của mình lên trên mục tiêu chung.

Văn hóa ứng xử bắt đầu từ ý thức về trách nhiệm của mỗi người

Văn hóa công sở không phải là điều gì xa vời, càng không chỉ được thể hiện qua những quy định được ban hành. Nó hiện diện trong từng cuộc trao đổi, cách tiếp nhận một ý kiến góp ý, thái độ khi nhắc nhở đồng nghiệp và cách mỗi người thực hiện nhiệm vụ được giao. Những điều tưởng như nhỏ ấy, khi lặp lại mỗi ngày, sẽ góp phần hình thành môi trường làm việc mà mọi người có thể tin cậy và hợp tác với nhau.

Mỗi cá nhân đều có thể tự đặt cho mình một vài câu hỏi trước khi làm việc với bộ phận, đơn vị khác: Nội dung này có thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình không? Mình đang truyền đạt chỉ đạo hay đưa ra ý kiến cá nhân? Yêu cầu mình đưa ra đã có căn cứ và đúng thẩm quyền chưa? Cách nói của mình có giúp công việc được giải quyết hay chỉ khiến người nghe thêm áp lực? Những câu hỏi ấy không làm cho công việc trở nên phức tạp, mà giúp mỗi người thận trọng hơn và tránh những va chạm không cần thiết.

Sự chuyên nghiệp nơi công sở không chỉ thể hiện ở năng lực hoàn thành nhiệm vụ, mà còn ở khả năng nhận thức đúng vị trí, tôn trọng trách nhiệm của người khác và ứng xử có chừng mực. Người có hiểu biết cần biết giới hạn của hiểu biết; người có trách nhiệm cần nhận thức rõ giới hạn thẩm quyền; người được tin tưởng giao việc cần ý thức rằng mình đang đại diện cho một nhiệm vụ, không phải đang khẳng định quyền lực của bản thân.

Có thể chức trách của mỗi người thay đổi theo từng giai đoạn công tác, nhiệm vụ được giao cũng khác nhau tùy yêu cầu của tổ chức. Nhưng sự công tâm, khiêm nhường và chừng mực trong ứng xử là những phẩm chất cần được duy trì ở bất kỳ vị trí nào. Khi biết tôn trọng vai trò của mình và của người khác, chúng ta không chỉ làm cho quan hệ đồng nghiệp trở nên hài hòa hơn, mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và nhân văn.

Điều khiến một người được đồng nghiệp tin cậy không phải là khả năng khiến người khác e ngại trước lời nói của mình, mà là sự rõ ràng trong trách nhiệm, chuẩn mực trong hành xử và thiện chí trong phối hợp. Được giao nhiệm vụ là một sự tin tưởng; thực hiện nhiệm vụ đúng mực là cách đáp lại sự tin tưởng ấy.

Bởi suy cho cùng, văn hóa công sở không được khẳng định bằng vị thế của mỗi người, mà được vun đắp từ cách mỗi người thực hiện trách nhiệm, tôn trọng đồng nghiệp và cùng hướng đến lợi ích chung./.

Thực hiện: Phòng BĐCL&KT