Văn phòng Hiệu trưởng

1133

a. Thông tin liên hệ: Điện thoại: 02743 833 395; Email: vpht@bdu.edu.vn

b. Lịch sử hình thành: Văn phòng Hiệu trưởng được thành lập ngày 17/10/2019 theo Quyết định số 2690/QĐ-ĐHBD

c. Chức năng:

1. Gắn kết và điều phối hoạt động của các đơn vị trong Trường theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

2. Tổng hợp, báo cáo tình hình mọi mặt hoạt động của Trường cho Ban Giám hiệu và tham mưu cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực công tác mà Văn phòng được giao.

3. Thực hiện công tác xử lý văn bản nội bộ và công văn đến.

d. Nhiệm vụ:

1. Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động:

–  Văn phòng Hiệu trưởng là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và các cá nhân trong toàn Trường.

– Phối hợp các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường.

– Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với Phòng Tổng hợp, các phòng chức năng và Ban Thanh tra Giáo dục – Giám thị xác minh, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.

2. Thực hiện chức năng tổng họp, báo cáo:

– Tổ chức soạn thảo các văn bản quy định, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phụ trách.

– Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu; xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì.

3. Thực hiện chức năng tổng hợp văn thư – lưu trữ thông tin của Văn phòng:

– Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

– Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt.

– Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường.

– Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

– Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản thuộc Văn phòng Hiệu trưởng, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.

– Phối hợp các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định quy chế làm việc, chủ trương, chính sách của Trường.

– Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

– Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị trong Trường, cá nhân.

– Tiếp nhận lịch công tác, lên lịch họp của Ban Lãnh đạo và các đơn vị.

4. Thực hiện chức năng sử dụng và bảo quản con dấu.

– Thực hiện đóng dấu theo đúng Điều 13, 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Khoản 2, Điều 10 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Khoản 2, Điều 20, 26 và 27 Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xâv dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

– Kiểm tra hình thức, thể thức và chữ ký của người có thẩm quyền trước khi đóng dấu.

– Phải báo cáo nhanh chóng và kịp thời cho Ban Giám hiệu trong trường hợp con dấu bị mòn, bị mất để làm các thủ tục theo đúng quy định của pháp luật.